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Macros

Carpetas de MACROS


Es una de las herramientas más útil que nos proporciona Excel. Las macros son programas personalizados por los usuarios, que permiten que tú mismo escribas las acciones que quieres que se realicen y estas se ejecuten en un solo clic.

Son atajos para automatizar acciones repetidas con asiduidad.

A continuación te presento varios ejemplos de macros que puedes usar en tu día a día.

Para poder realizarlos con soltura te recomiendo leer antes estos dos artículos: Crear y usar una Macro, así como ¿Qué es una macro y para qué me sirve en Excel?

Macro supersencilla para insertar nombre empresa y departamento

Macro para insertar el nombre de la empresa y el departamento: MIEMPRESA SL, Departamento Formación New York, con el formato siguiente: fondo de celda verde y color de la fuente beis, tamaño 14 y en negrita.

Vas a Herramientas y de aquí a Macro y elegimos Grabar nueva macro, escribimos el nombre de la macro por ejemplo Insertar_Nombre_Empresa.

Lleva a cabo las acciones que vas a automatizar, esto es das el formato indicado para a continuación detener la macro.

Cada vez que ejecutes la macro se insertara el texto en la hoja de cálculo.


Macro para insertar una imagen

Análogamente a lo indicado en el apartado anterior, previamente recorre las imágenes que existen en Imágenes prediseñadas o escoge una imagen de tu equipo.

Aquí puedes dar el nombre Insertar_Imagen.

Como sugerencia puedes realizar esta macro para insertar el logo de la empresa.

Macro para redondear decimales

En concreto para el caso de un libro de Excel que tengas con cifras decimales y necesites presentarlo sin ese detalle, por ejemplo un presupuesto, harías lo siguiente:


Vas al menú Herramientas y de aquí a Macro y eliges Grabar nueva macro..., en la ventana que se abre das nombre a la Macro por ejemplo RedondearCifras (tiene que ser un nombre que no empiece por un numero y que no contenga espacios) y aceptas. 


A partir de ahí realizas las acciones a automatizar: Seleccionas las celdas, botón derecho, Formato de celdas, Moneda, quitas los decimales y pones 0, aceptas para finalizar vamos a Herramientas, Macro y Detener Grabación.


Para guardar la Macro vas a Guardar Como desde Archivo y elegimos el tipo: Libro con Macros habilitadas.


A partir de ahora cada vez que quieras que los datos de un libro queden redondeados y sin posiciones decimales seleccionarás las celdas, seguirás la ruta: Herramientas, Macros..., seleccionas la macro RedondearCifras y das a Ejecutar y en un abrir y cerrar de ojos todas las cifras se han transformado desapareciendo los decimales.

Macro para cambiar la impresora asignada por defecto

En este caso lo que realizarás es la serie de pasos para indicar que en vez de imprimir por la impresora predeterminada que tengas configurada para Excel, lo haga por otra de las impresoras existentes.

Asigna el nombre Imprimir_Impresora2 y realiza la secuencia de movimientos.

Prueba tu macro con Ejecutar.

En relación con esta macro también te sugiero realizar una macro para imprimir en blanco y negro si tu impresora está configurada en color (o viceversa), puedes llamar a la macro con el nombre Imprimir_ByN.


Existen multitud de posibilidades a la hora de automatizar tareas con Excel, aprende poco a poco esta herramienta y verás que te resulta de gran utilidad.

Taller final

realizar este taller y enviarlo al correo: asesoriassvg@gmail.edu.co

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Ejercicio de tablas dinamicas

Algunos ejercicicios son:

ejercicio uno
ejercicio dos

Tablas Dinamicas

¿Qué es una tabla dinámica?

Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también es una de las características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te estás perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel.

Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte.

Reportes flexibles

Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero imagina la siguiente situación. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas en las diferentes regiones del país, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las ventas de cada región con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco, después de terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del país. Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los nuevos reportes.

Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinámicas que ayuda a resolver este problema. Al utilizar una tabla dinámica podrás crear los reportes sin escribir una sola fórmula, pero lo más notable será que podrás arreglar el reporte de una manera dinámica de acuerdo a tus necesidades.

El verdadero problema de las tablas dinámicas

Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinámicas porque parecieran muy complicadas a primera vista. Aunque las tablas dinámicas pueden parecer desafiantes, la realidad es que el problema radica en que muy pocas veces se explican adecuadamente. En varias ocasiones he leído libros o tutoriales en Internet que utilizan términos como “Análisis multidimensional”, que aunque es un concepto importante, el presentar este tema a un principiante con este lenguaje solo lo intimidará desde un principio.

A partir de hoy iniciaré con una serie de artículos que hablarán sobre tablas dinámicas. Mi objetivo es presentarlas con un lenguaje sencillo de manera que puedas entender fácilmente y pronto puedas utilizar adecuadamente esta característica de Excel que te hará más productivo.

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Matematicas financieras

Contenido

• Funciones financieras.
• Evaluación de créditos.
• Generación de tablas de pago.
• Factores para ventas a crédito.
• Evaluación de proyectos de inversión.
• Cálculo del valor presente neto, tasa interna de retorno y tasa de retorno con inversión.
• Funciones estadísticas.
• Evaluación técnica de sus presupuestos.
• Encuentre los coeficientes de correlación, el crecimiento, el pronóstico, las tendencias, las estimaciones lineales, contar y promedios.
• Conocer funciones matemáticas, trigonométricas, de texto, de fecha y hora.
• Manejo de bases de datos.
• Para formatos.
• Para subaplicaciones.
• Creación de iconos de sus programas en la barra de herramientas.


Contenido en archivos

TALLER GENERAL DE BUSQUEDA Y CONDICIONALES

TALLER

Condicionales

Función SI anidada

La función SI es una de las funciones más utilizadas en Excel. Lo que ésta función hace es probar si una condición es verdadera ó falsa. Si la condición es verdadera entonces la función hace alguna cosa, y si la condición es falsa entonces se hace otra cosa diferente.

Explicación de la función SI anidada

Una función SI anidada es cuando una segunda función SI se coloca dentro de la primera de manera que pruebe alguna condición adicional. Las funciones SI anidadas aumentan la flexibilidad de la función al ampliar el número de posibles resultados a probar.

Supongamos que necesitamos hacer una equivalencia de una columna de letras a números de la siguiente manera: A = 5 y B = 10. Si la celda es igual a “A” entonces el valor será 5, pero si la celda es “B” entonces el valor será 10. Esto lo podemos resolver con la siguiente función SI anidada:

SI(celda = "A", 5, SI(celda = "B", 10))

El resultado será el siguiente:

¿Qué pasaría si ahora en lugar de dos letras tenemos tres? Es decir, que si encontramos una “C” debemos colocar el valor 20. La función SI anidada será la siguiente:

SI(celda = "A", 5, SI(celda = "B", 10, SI(celda = "C", 20)))

Una función SI anidada puede ayudarte a encontrar una buena solución a tu problema pero no debes hacer un uso excesivo de esta funcionalidad.
Excel 2010 soporta hasta 64 funciones SI anidadas, pero seguramente no llegarás ni a la mitad de esa cantidad antes de que se dificulte entender la lógica empleada en todas esas funciones. Mientras tanto disfruta de tus funciones SI anidadas.

EJERCICIO

Filtros

Ordenar y filtrar datos en Excel 2013

Cada encabezado de columna de una tabla en Excel tiene un botón de flecha en su extremo derecho el cual es conocido como el botón de filtro y cuando hacemos clic sobre él se muestran diferentes opciones para ordenar y filtrar datos en Excel.

Ordenar una tabla en Excel

Al pulsar el botón de filtro en el encabezado de una columna veremos algunas opciones de ordenación de datos. Al aplicar un criterio de ordenación a una tabla de Excel las filas se reorganizarán de acuerdo al contenido de la columna por la cual estamos ordenando. Si la columna contiene datos de tipo texto, entonces podremos ordenar los valores de A a Z (alfabéticamente) o de Z a A.

Por el contrario, si la columna contiene datos numéricos, entonces podremos ordenar de menor a mayor o también podremos hacerlo de mayor a menor. En el caso de que tengamos fechas podremos ordenar de más antiguo a más reciente o viceversa.

Otra opción de ordenación que nos da Excel es la de ordenar por color y eso hará que las celdas se ordenen de acuerdo al color de fondo de las celdas. Esta opción es relevante solamente cuando hemos aplicado algún formato condicional a las celdas para modificar su color de fondo o el color de la fuente.

Múltiples criterios de ordenación

Es posible ordenar una tabla indicando diferentes criterios de ordenación. Por ejemplo, es posible ordenar los datos primero por fecha, después por país y posteriormente por región. Para lograr este tipo de ordenación haremos uso del comando Inicio > Ordenar y filtrar > Orden personalizado lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

La parte superior del cuadro de diálogo Ordenar contiene botones que nos permiten establecer múltiples niveles de ordenación. A continuación explico cada uno de esos botones:

• Agregar nivel: Nos permite agregar un nuevo nivel de ordenación.
• Eliminar nivel: Si ya no deseamos que se aplique un criterio de ordenación podemos eliminarlo de la lista.
• Copiar nivel: Hace una copia del nivel seleccionado.
• Flechas arriba y abajo: Nos permiten mover los niveles de ordenación hacia arriba o hacia abajo para establecer un orden preferido.
• Opciones: Con este botón podemos indicar si la ordenación de datos va a distinguir entre mayúsculas y minúsculas.

La ordenación de los datos se hará comenzando por el nivel superior y hacia abajo tomando en cuenta tanto la columna como el criterio de ordenación especificado en cada nivel.

Filtrar datos en una tabla de Excel

Cuando hablamos de filtrar datos en una tabla de Excel nos referimos a desplegar solamente aquellas filas que cumplen con los criterios especificados. Los datos de la tabla no son eliminados ni alterados sino que solamente se ocultan a la vista. Las opciones de filtrado se muestran también al pulsar el botón de flecha que se encuentra al lado de los encabezados de columna.

En la imagen anterior observamos las opciones de filtrado que Excel provee cuando la columna tiene datos de tipo texto. La opción Filtros de texto muestra varias opciones a elegir como Es igual a, Comienza por, Contiene, etc. Cualquiera de estas opciones mostrará el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado que nos permitirá indicar el detalle del filtro que deseamos aplicar.

En este cuadro de diálogo podemos especificar dos condiciones para una misma columna y elegir si deseamos que se cumplan ambas o solamente una de ellas. Al hacer clic en el botón Aceptar se aplicará el filtro a los datos.

En la parte inferior del menú de filtrado observamos una lista de los valores únicos de la columna y cada opción tiene a su lado una caja de selección que podemos marcar o desmarcar indicando si deseamos ver u ocultar aquellas filas que contienen dicho valor. Si la lista tiene tantos valores únicos que se nos dificulta encontrar la opción que necesitamos, entonces podemos utilizar el cuadro de búsqueda de manera que podamos encontrar los valores adecuados y seleccionarlos.

Filtros de números y fecha

En la sección anterior revisamos los Filtros de texto que provee Excel, pero las opciones que se muestran cuando el tipo de datos es un número o una fecha serán diferentes. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar las opciones de Filtros de fecha.

Excel reconoce el tipo de dato contenido en una columna y muestra los criterios de filtrado correspondientes. En la siguiente imagen puedes observar las opciones de Filtros de número:

Algunas de las opciones de filtros mostrarán el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado para permitirnos indicar el detalle del criterio de filtrado a aplicar, pero otras opciones como el filtro de fecha Hoy se aplicará de inmediato sobre los datos. Lo mismo sucederá con el filtro de número Diez mejores que no necesita de ningún parámetro adicional y se aplicará de inmediato sobre la columna.

Quitar el filtro de una tabla

Una vez que hemos aplicado un filtro en una columna, el icono del botón de filtro cambiará su apariencia para indicarnos que dicha columna tiene un filtro aplicado. Para quitar un filtro de una tabla de Excel tenemos dos opciones:

• Hacer clic sobre el botón de filtro y seleccionar la opción Borrar filtro de y se eliminará el filtro de dicha columna.
• Si queremos borrar con un solo clic todos los filtros aplicados a una tabla entonces debemos ir a Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Borrar.

Una vez eliminado, la apariencia del botón de filtro se volverá a mostrar como una flecha hacia abajo.

Filtrar por segmentación de datos

Excel 2013 nos permite filtrar datos de una tabla utilizando la segmentación de datos. Este método no es muy utilizado porque requiere de espacio adicional en pantalla pero es importante que conozcas su uso en caso de que llegues a encontrar una tabla con este tipo de funcionalidad. Para agregar la segmentación de datos debemos seleccionar una celda de la tabla e ir a Herramientas de tabla > Diseño > Herramientas > Insertar segmentación de datos. Se mostrará un cuadro de diálogo con las columnas de nuestra tabla:

En este ejemplo he seleccionado la columna País y al pulsar el botón Aceptar se insertará en la hoja de Excel un panel con las opciones de segmentación de datos para la columna previamente seleccionada:

Al hacer clic en cualquiera de las opciones del panel se aplicará el filtro correspondiente sobre la tabla. Para seleccionar varias opciones del panel debemos mantener pulsada la tecla Ctrl mientras hacemos clic con el ratón sobre ellas. Para remover el filtro de una columna debemos pulsar el botón que aparece en la esquina superior derecha del panel de segmentación de datos correspondiente.

De esta manera podemos agregar tantos paneles como columnas tengamos en nuestra tabla y aplicar filtros sobre los datos con solo un clic. Una ventaja de utilizar la segmentación de datos es que tendemos una ayuda visual para conocer rápidamente  los filtros que están siendo aplicados a la tabla. Para eliminar los paneles de segmentación de datos debes hacer clic sobre su borde y pulsar la tecla Suprimir o hacer clic derecho sobre el panel y seleccionar la opción Quitar.

EJERCICIO

Funciones de busqueda

Las funciones de búsqueda y referencia utilizan argumentos que ayudan a localizar un dato(s) dentro de un rango Excel.

Por ejemplo si cuentas con una tablas con datos de salarios, gastos, nombres, etc. y requieres encontrar un determinado valor o texto, entonces puedes usar la función BUSCAR para encontrar un valor.

Las principales funciones de búsqueda y referencia comúnmente utilizadas en Excel son: HIPERVINCULO, BUSCAR, BUSCARH y BUSCARV

El siguiente resumen muestra la lista de cuales son las funciones Búsqueda y Referencia predefinidas en Excel.

DIRECCION	AREAS	ELEGIR
COLUMNA	COLUMNAS	BUSCARH
HIPERVINCULO	INDICE	INDIRECTO
BUSCAR	COINCIDIR	DESREF
FILA	FILAS	RDTR
TRANSPONER	BUSCARV

EJERCICIO
EJERCICIO2

Graficos

Los gráficos se usan para presentar series de datos numéricos en formato gráfico y así facilitan el análisis de grandes cantidades de información

Tipos:
Gráficos de columnas:

Muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de un período de tiempo determinado o ilustra las comparaciones entre elementos.

Gráficos de líneas:
Muestran las tendencias en los datos a intervalos idénticos.



Gráficos Circulares:
Muestran el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie de datos, en función de la suma de los elementos. Siempre mostrará una única serie de datos y es útil cuando se desea destacar un elemento significativo.





Gráficos de Barras:
Ilustran comparaciones entre elementos individuales.




Gráficos de áreas:
Destacan la magnitud de los cambios con el transcurso del tiempo.




Gráficos Dispersión:
Muestran la relación entre los valores numéricos de varias serie de datos o trazan dos grupos de números como una única serie de coordenadas XY. Este tipo de gráfico se suele usar para datos científicos.






EJERCICIO

Función SI

SI: La función SI nos permite realizar una pregunta lógica, la cual pueda tener dos posibles resultados Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma según la respuesta obtenida.
SI(Pregunta lógica; Acción en caso verdadero; Acción en caso falso). Lo que escribamos dentro del segundo y tercer argumento serán las acciones que se realizarán en caso de que la respuesta a la pregunta lógica sea verdadera o sea falsa. Los dos primeros argumentos son los únicos obligatorios para esta función.

Para realizar la pregunta lógica podremos utilizar los siguientes operadores de comparación:
= para preguntar si dos valores son iguales,
> para saber si un valor es mayor que otro,
< para preguntar por menor,
>= con este podremos conocer si es mayor o igual,
<= preguntamos por menor o igual,
o si deseamos mirar sin son diferente utilizaremos <>



EJERCICIO

Introducción: Porque estudiar Excel

Actualmente no hay ningún tipo de negocio rentable que no utilice hojas de cálculo para llevar su contabilidad o presentar algún informe. Contrario a lo que se dice del Excel y las hojas de cálculo, todos los días vemos como las grandes industrias del internet le apuestan a este tipo de herramientas mejorando su interactividad. Es el caso de Microsoft Office quien ofrece Excel online con su Sistema SkyDrive ó el Gigante Google que pone a nuestra disposición herramientas con el Google Docs.

Así podríamos mostrar muchas herramientas más. En este curso de Excel estamos convencidos de la importancia y utilidad de las hojas de cálculo, principalmente del Microsoft Office Excel. Esta herramienta nos ha llevado a tener las mejores oportunidades laborales, mejorar nuestras relaciones personales, podríamos asegurar que el Excel no solo te abre las puertas en cualquier trabajo que desees  sino que también, te ayuda también a hacer amigos. Por descabellado que parezca esta afirmación te invito a aprender Excel y experimentarlo tu mismo.